Pertanyaan yang sering diajukan (Frequently Asked Questions)

Berikut adalah pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan oleh pengguna aplikasi SPSE, silahkan mencari informasi yang anda butuhkan disini terlebih dahulu.

Jika informasi disini masih belum memenuhi harapan Anda, silahkan ajukan pertanyaan menggunakan fasilitas Chat pada bagian kanan bawah laman ini, atau kirim pertanyaan menggunakan form pertanyaan.

Apendo (3)

Permasalahan ini biasanya terjadi pada beberapa kondisi diantaranya adalah :

  1. Penyedia mengunggah file pada penawaran teknis terlalu banyak,
  2. Penyedia mengunggah file dengan ukuran file terlalu besar,
  3. Penulisan nama file dokumen penawaran terlalu panjang.

 

Solusinya yang dapat dilakukan :

  1. Penyedia melakukan perubahan pada nama file yg panjang menjadi lebih pendek,
  2. File yg banyak/besar agar dapat diperkecil, jika banyak melampirkan file gambar/scan agar tidak menggunakan resolusi yang terlalu tinggi,
  3. Penamaan file cukup singkat saja jangan terlalu panjang,

Hal ini dapat terjadi disebabkan karena penamaan file yang diunggah oleh Penyedia terlalu panjang sehingga solusinya agar dapat dibuka dengan cara mengurangi / merubah nama file menjadi lebih pendek.

Jika file masih tidak dapat dibuka, Pokja Pemilihan dapat mengajukan Uji Forensik melalui LPSE ke LKPP.

Hal ini biasanya terjadi karena adanya karakter tidak biasa/aneh yang terdapat di User ID penyedia. Contohnya, user id sebenarnya adalah : BERSAUDARA
namun terdapat karakter aneh pada user id-nya menjadi misalkan : | |?#BERSAUDARA

Maka penyelesaian sementara agar dapat mengunggah dokumen penawaran dengan langkah :

  1. Silahkan login di SPSE versi 3 di LPSE user default-nya dimana perusahaan tersebut terdaftar pertama kali, atau user yang aktif agregasinya. Misalkan user defaultnya di LPSE A dan sedang mengikuti lelang atau mau unggah dokumen penawaran di LPSE B.
  2. Penyedia login di LPSE A terlebih dahulu lalu kopi identitas digitalnya ke Apendo, dan jangan lupa dengan menggunakan user ID yang benar (user ID tanpa ada karakter aneh).

Untuk tindak lanjut berikutnya silakan melapor ke LPSE atau dapat langsung ke Helpdesk LKPP untuk perbaikan karakter aneh pada User ID Penyedia.

E-Purchasing / E-Katalog (3)

PPK/KPA harus mengakses e-Purchasing melalui menu e-Procurement lainnya di dalam SPSE, minimal 1 kali walaupun tidak melakukan proses persetujuan paket, tujuannya supaya data PPK/KPA tersebut tercatat dalam sistem e-Purchasing.

Silahkan lakukan langkah-langkah sebagai berikut :

  1. Pastikan Metode Pemilihan pada RUP adalah e-Purchasing dan sudah diumumkan di sirup.lkpp.go.id.
  2. Apabila Metode Pemilihan sudah benar (e-Purchasing) dan sudah diumumkan di SiRUP, selanjutnya harap menunggu maksimal 1 x 24 jam untuk pencarian RUP tersebut.
  3. Bila dalam waktu lebih dari 24 jam dan RUP tersebut masih belum dapat dicari sewaktu membuat paket e-Katalog, dapat langsung menghubungi Helpdesk PMEP LKPP di (021) 2991-2450 ext. 0620, 0621.

Jika paket tidak mau tersimpan di ekatalog :
1. Koneksi terputus, silakan refresh browser dan input form kembali;
2. Hindari penggunaan tanda kutip 1 (‘) atau kutip 2 (“) pada Form Paket;
3. Hindari pengisian kalimat yang terlalu panjang dalam Form Paket;
4. Tidak melebihi 100 produk dalam 1 paket;
5. Tidak mengisi tanda titik atau koma sebagai separator pada field harga karena separator otomatis dari sistem.
6. Mohon dicoba akses eKatalog/proses paket ePurchasing sebelum jam 9 pagi atau setelah jam 3 sore.

E-Tendering (1)

Perubahan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dapat dilakukan dengan ketentuan :

  1. Perubahan HPS tidak melebihi PAGU di paket tersebut,
  2. Perubahan bisa langsung dilakukan oleh Pokja Pemilihan melalui akun Pokja Pemilihan (TERBUKA DIDALAM APLIKASI SAMPAI DENGAN H-2 DARI BATAS AKHIR UPLOAD PENAWARAN),
  3. Khusus untuk SPSE versi 4.3, entri HPS dilakukan oleh KPA.

Sumber : eproc LKPP

Lain-lain (1)

Jam operasional kantor LPSE Prov. Kaltim :

Senin – Kamis : 08.00 – 15.00
Jumat : 08.00 – 11.00

Jam istirahat : 12.00 – 13.30

LPSE Prov. Kaltim

d/a Dinas Kominfo Prov. Kaltim
Jln. Basuki Rahmat No. 41 Samarinda

Atau silahkan lihat di bagian Kontak Kami.

Silahkan datang ke LPSE Prov. Kaltim untuk berkonsultasi mengenai pengadaan barang/jasa secara elektronik.

Kami mohon juga kesediaannya untuk mengisi survei kepuasan masyarakat yang ada di kantor LPSE Prov. Kaltim (lebih detail), atau survei online pada situs web ini yang dapat diakses di [SINI] sebagai bahan evaluasi kami untuk peningkatan pelayanan kepada pengguna dan masyarakat.

Layanan Pengguna (8)

Silahkan mengajukan permohonan informasi User ID dan reset password dengan persyaratan :

  1. Surat permohonan informasi User ID dan reset password,
  2. SK Penunjukan/Pengangkatan atau Surat Tugas.

Keterangan lebih lanjut dan mendetail dapat menghubungi LPSE, atau dapat melihat pada menu [Unduh – Tata cara dan persyaratan]

Jika ingin melakukan perubahan, maka persyaratan yang harus dipenuhi yaitu :

  1. Surat permohonan perubahan NPWP/Email/Alamat Perusahaan,
  2. Jika dikuasakan maka harus ada Surat Kuasa,
  3. Dokumen perusahaan ASLI seperti pada saat awal pendaftaran beserta softcopy-nya.

Keterangan lebih lanjut dan mendetail dapat menghubungi LPSE, atau dapat melihat pada menu [Unduh – Tata cara dan persyaratan]

Silahkan lakukan klik “Lupa Password” pada halaman login penyedia di situs web LPSE tempat Penyedia tersebut terdaftar pertama kali, sistem akan mengirimkan password reset secara otomatis ke email penyedia yang terdaftar pada sistem. Email Penyedia yang terdaftar harus AKTIF.

Jika ada kendala sehingga email reset gagal diterima oleh penyedia, maka penyedia dapat mengajukan reset password penyedia dengan mengajukan :

  1. Surat permohonan reset password,
  2. Jika dikuasakan maka harus ada Surat Kuasa,
  3. Dokumen perusahaan ASLI seperti pada saat awal pendaftaran beserta softcopy-nya.

Keterangan lebih lanjut dan mendetail dapat menghubungi LPSE, atau dapat melihat pada menu [Unduh – Tata cara dan persyaratan]

Jika karena satu dan lain hal Penyedia lupa User ID-nya, maka Penyedia dapat mengajukan permohonan informasi User ID dengan persyaratan :

  1. Surat permohonan informasi User ID,
  2. Jika dikuasakan maka harus ada Surat Kuasa,
  3. Dokumen perusahaan ASLI seperti pada saat awal pendaftaran beserta softcopy-nya.

Keterangan lebih lanjut dan mendetail dapat menghubungi LPSE, atau dapat melihat pada menu [Unduh – Tata cara dan persyaratan]

Setelah pendaftaran penyedia selesai diverifikasi oleh Verifikator LPSE, maka penyedia login pada situs web LPSE tempat mendaftar dan pada halaman Home langsung centang aktivasi agregasi.

 

Jika terdapat kendala agregasi gagal, maka Penyedia dapat mengajukan aktivasi agregasi data penyedia dengan informasi lebih lanjut pada menu [Unduh – Tata cara dan persyaratan]

 

Langkah-langkah yang dilakukan :

  1. Masuk ke situs web LPSE dimana Penyedia akan mengikuti tender/lelang, contoh : lpse.kaltimprov.go.id,
  2. Login sebagai Penyedia dan klik menu “Lelang Baru” maka akan muncul nama-nama paket lelang/tender yang dapat diikuti oleh penyedia,
  3. Silahkan klik nama lelang yang akan dipilih untuk diikuti, lalu pelajari syarat-syaratnya dan pakta integritasnya,
  4. Jika setuju silahkan klik “setuju ikut lelang”.

Jika ingin mengikuti lelang di K/L/PD lainnya, penyedia dapat masuk ke situs web K/L/PD terkait, atau dapat mengakses situs web inaproc.lkpp.go.id untuk melihat paket lelang/tender lainnya di Indonesia.

Tidak perlu, dengan adanya sistem agregasi maka 1 (satu) akun penyedia dapat digunakan untuk login ke seluruh LPSE di Indonesia.

Agregasi Inaproc merupakan sistem yang dikembangkan oleh LKPP yang memungkinkan satu penyedia yang terdaftar di satu LPSE dapat mengikuti tender/lelang di LPSE lain tanpa melakukan registrasi dan verifikasi ulang.

Silahkan lakukan langkah berikut :

  1. Buka email Anda sesuai dengan email yang Anda masukkan ketika melakukan pendaftaran online,
  2. Periksa dalam folder/tab/menu Spam pada email Anda,
  3. Jika masuk dalam Spam, pindah atau tandai dulu email tersebut sebagai Bukan Spam/Not Spam, jika tidak dipindah/ditandai dapat berakibat isi/link/tautan dalam email tidak muncul,
  4. Buka email tersebut,
  5. Lanjutkan proses reset password anda dan segera ganti dengan password yang anda inginkan.

Jika masih terdapat kendala atau email tersebut tidak ada dalam folder/tab/menu Spam, silahkan menghubungi LPSE tersebut untuk dilakukan pengecekan.

Pendaftaran Pengguna (4)

Bawalah dokumen asli, salinannya dan file softcopy format pdf berkas berikut :

  1. Akte Pendirian
  2. KTP Direktur
  3. Surat Kuasa dan KTP penerima kuasa (jika dikuasakan)
  4. SIUP/SIUJK
  5. TDP
  6. NPWP
  7. SITU
  8. SPT
  9. PKP (bagi yg punya)
  10. Form Keikutsertaan (Download)
  11. Form Pendaftaran (Download)
  12. Surat penunjukkan Admin/Surat pernyataan Admin (jika pimpinan sekaligus sebagai Admin)

Serahkan kepada Verifikator di LPSE dimana saudara mendaftar online. Verifikator akan memeriksa kevaliditasan data-data perusahaan saudara, jika dinyatakan Verified maka Verifikator akan menyetujui Registrasi anda di sistem, dengan demikian secara otomatis akun yang saudara buat bisa digunakan. Loginlah di LPSE tersebut dengan User id dan password yang saudara buat (simpan). Aktifkan agregasi agar akun Anda dapt digunakan untuk login di LPSE lainnya.

Keterangan lebih lanjut dan mendetail dapat menghubungi LPSE, atau dapat melihat pada menu [Unduh – Tata cara dan persyaratan]

Silahkan melakukan registrasi Admin Agency Service Provider pada LPSE Prov. Kaltim dengan mengajukan :

1. surat permohonan registrasi Admin Agency yang ditandatangani Kepala Instansi.
2. formulir pembuatan akun Admin Agency.
3. SK Pengangkatan sebagai Admin Agency.

Setelah diverifikasi dan berkas lengkap, maka Admin Agency yang telah ditunjuk harus mengikuti pelatihan terlebih dahulu sebagai Admin Agency.

Keterangan lebih lanjut dan mendetail dapat menghubungi LPSE, atau dapat melihat pada menu [Unduh – Tata cara dan persyaratan]

*Pada SPSE Versi 4.3 terdapat rule Kepala UKPBJ, oleh karena itu pada SPSE Versi 4.3 untuk instansi vertikal/lainnya agar memproses pengadaan barang/jasa secara elektronik pada LPSE pusat/induknya.

Langkah-langkah yang dilakukan :

  1. Silahkan daftar secara online di LPSE terdekat dengan mengakses url/situs web LPSE tersebut, caranya bisa dengan cari di google nama LPSE K/L/PD contoh : LPSE Prov. Kaltim atau di situs web inaproc.lkpp.go.id cari nama LPSE yang diiginkan untuk tempat mendaftar,
  2. Jika sudah mengakses situs web LPSE yang dituju silahkan klik Mendaftar sebagai penyedia barang / jasa yang ada pada tampilan depan situs web LPSE,
  3. Masukkan alamat email resmi perusahaan anda lalu klik mendaftar,
  4. Akan ada balasan Konfirmasi email pendaftaran pada email perusahaan yang anda didaftarkan, klik konfirmasi url/link di email anda dan isilah formulir elektronik tersebut dengan lengkap lalu klik mendaftar, simpanlah user id dan password yg anda buat,
  5. Silahkan datang langsung ke kantor LPSE tersebut untuk melakukan proses Verifikasi Data Penyedia oleh Verifikator.

Silahkan lakukan langkah berikut :

  1. Buka email Anda sesuai dengan email yang Anda masukkan ketika melakukan pendaftaran online,
  2. Periksa dalam folder/tab/menu Spam pada email Anda,
  3. Jika masuk dalam Spam, pindah atau tandai dulu email tersebut sebagai Bukan Spam/Not Spam, jika tidak dipindah/ditandai dapat berakibat link/tautan dalam email tidak muncul,
  4. Buka email tersebut dan klik link yang disediakan dalam email,
  5. Lanjutkan proses pendaftaran Anda.

Jika masih terdapat kendala atau email tersebut tidak ada dalam folder/tab/menu Spam, silahkan menghubungi LPSE tersebut untuk dilakukan pengecekan.

SIKaP (1)

SIKaP merupakan singkatan dari Sistem Informasi Kinerja Penyedia. Aplikasi SiKAP merupakan aplikasi sub-sistem dari SPSE yang digunakan untuk mengelola data/informasi mengenai riwayat kinerja dan/atau data kualifikasi Penyedia Barang/Jasa yang dimanfaatkan untuk mendapatkan Informasi Kinerja Penyedia Barang/Jasa dalam proses lelang/tender cepat.

Penyedia tidak perlu mendaftar lagi untuk masuk ke situs web SIKaP, silahkan login ke [SIKaP] dengan menggunakan User ID dan password Penyedia pada SPSE.

SiRUP (2)

Pada pemerintah daerah (Pemprov/Pemkab/Pemkot), pengadaan yang bersumber dari APBN disebut Dekonsentrasi dan Tugas Pembantuan (Dekon dan TP).

Untuk entri RUP Dekon dan TP maka langkah-langkahnya sebagai berikut :

  1. PA/KPA Kementerian/Lembaga (sumber dana APBN) sudah unggah file RKA Dekon dan TP dan diserahkan melalui aplikasi SiRUP kepada Perangkat Daerah Pemerintah Daerah (silahkan koordinasi dengan K/L),
  2. PA/KPA Pemda login pada aplikasi SiRUP -> pilih menu kelola Data -> kelola PKOK asal APBN tersebut -> Delegasikan ke akun PPK,
  3. PPK Pemda login pada aplikasi SiRUP -> pilih menu RUP -> pilih menu Dekon/TP -> Pilih Program, Kegiatan, Komponen,
  4. PPK lakukan identifikasi pemaketan sampai Pagu 0, lihat menu “status identifikasi”, lalu klik Generate Paket,
  5. PPK masuk ke menu Penyedia/Swakelola, lengkapi Paket RUP -> simpan -> centang check box (FD) klik Finalisasi Draft,
  6. PA/KPA  login ke SiRUP lalu centang check box (U) pada paket RUP lalu klik Umumkan Paket RUP.
Sehubungan dengan pemberlakuan Perpres 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dimana penyusunan Perencanaan Pengadaan dilakukan oleh PPK, maka pada Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRUP) saat ini juga menyesuaikan dengan adanya tambahan pengguna yaitu user PPK, dimana user PPK dibuat oleh admin agency LPSE melalui aplikasi SPSE (e-tendering), Silahkan berkoordinasi dengan LPSE K/L/PD yang membawahi instansi Bapak/Ibu.

Langkah-langkah:

PPK;
1. PPK meminta Akun PPK kepada Admin Agency LPSE (jika belum ada)
2. PPK melakukan login di aplikasi SPSE
3. Pilih menu “Aplikasi-Eproc lainnya”
4. Pilih tombol link SiRUP
5. Lengkapi isian form Data
(pastikan pilih K/L/PD dan Satker/OPD dengan tepat) -> Klik Simpan

PAKPA;
6. PAKPA melakukan login di SiRUP
7. Lakukan verifikasi PPK
* Pilih Menu Kelola Data -> Pilih Sub Menu Kelola Pengguna -> Klik icon paling kanan di kolom action  (verifikasi PPK)
8. Delegasi Program/Kegiatan/Output/Komponen (PKOK) ke PPK
* ​Pilih Menu Kelola Data -> Pilih Sub Menu Kelola PKOK -> Pilih salah satu anggaran Program/Kegiatan/Output/SubOutput/Komponen ->

   Edit PKOK tersebut -> pilih PPK diisian Delegasikan Kepada -> Klik Simpan

PPK;
9. Login PPK di SPSE (e-Tendering)
10. Pilih menu “Aplikasi-Eproc lainnya”
11. Pilih tombol link SiRUP
12. Buat Paket:
* Secara Manual: Pilih Menu “RUP” -> Pilih Sub Menu Penyedia/Swakelola -> Tambah Paket
* Secara Identifikasi Pemaketan (upload file): Pilih Menu “RUP” -> Pilih Sub Menu Rencana Kerja Anggaran -> Pilih Salah satu

      Kegitan/Komponen -> Identifikasi Pemaketan->Generate Paket-> Lengkapi isian formulir
13. Finalisasi Draf Paket
* ​Pilih Menu “RUP” -> Pilih Sub Menu Penyedia/Swakelola -> Pilih paket yang akan di finalisasi dengan klik check box di kolom FD -> Klik
    tombol Finalisasi Draft yang berada di kanan atas tabel

PAKPA:
14. PAKPA melakukan login di SiRUP
15. Umumkan paket
* ​Pilih Menu “RUP” -> Pilih Sub Menu Penyedia/Swakelola -> Pilih paket yang akan di umumkan dengan klik check box di kolom U -> Klik

      tombol Umumkan yang berada di kanan atas tabel
Sumber : SiRUP

SPSE 3.6 (2)

Silahkan mengajukan permohonan perubahan data lelang dengan persyaratan :

  1. Surat permohonan perubahan data lelang yang ditandatangani oleh Ketua Pokja Pemilihan.
  2. SK Kepanitiaan PBJ.

Setelah diverifikasi maka permohonan akan diteruskan ke LKPP sebagai pelaksana perubahan data lelang.

Keterangan lebih lanjut dan mendetail dapat menghubungi LPSE, atau dapat melihat pada menu [Unduh – Tata cara dan persyaratan]

Silahkan lakukan langkah berikut :

  1. Reset password melalui fitur lupa password di LPSE tempat Penyedia tersebut terdaftar/menjadi default tunggal.
  2. Jika gagal maka lakukan permohonan reset password di LPSE tersebut dengan mengikuti tata cara dan persyaratan yang berlaku.
  3. Penyedia juga harus melaporkan permasalahan tersebut ke LPSE dimana penyedia tersebut gagal login agar LPSE tersebut dapat melakukan tindak lanjut berkoordinasi dengan LKPP.

SPSE 4 (3)

Silahkan lakukan langkah-langkah berikut ini :

  1. Ketua Pokja Pemilihan login ke SPSE dan masuk ke paket lelang yang dokumen penawaran penyedia-nya mau diajukan uji forensik,
  2. Pokja Pemilihan menentukan Penyedia yang penawarannya akan dilakukan uji forensik dengan cara meng-klik fitur “Not Allowed/Tidak Diijinkan”  sampai berubah menjadi “Allowed/Diijinkan”,
  3. Selanjutnya Pokja Pemilihan melapor ke LPSE  agar Helpdesk LPSE dapat mengunduh file penawaran dan teknis,
  4. Pokja Pemilihan mengisi Form BA Uji Forensik,
  5. Helpdesk LPSE login ke aplikasi untuk mengunduh file Kunci Private dan file.rhs teknis dan harga yang sudah ditentukan oleh Pokja Pemilihan,
  6. Helpdesk mengirimkan dokumen permohonan Uji Forensik ke LKPP yaitu : 1. Berita Acara 2.File Rhs Administrasi dan Teknis dan 3. File Kunci Private.

Keterangan lebih lanjut dan mendetail dapat menghubungi LPSE, atau dapat melihat pada menu [Unduh – Tata cara dan persyaratan]

Silahkan mengajukan permohonan perubahan data lelang dengan persyaratan :

  1. Surat permohonan perubahan data lelang yang ditandatangani oleh Ketua Pokja Pemilihan.
  2. SK Kepanitiaan PBJ.

Setelah diverifikasi maka permohonan akan diteruskan ke LKPP sebagai pelaksana perubahan data lelang.

Keterangan lebih lanjut dan mendetail dapat menghubungi LPSE, atau dapat melihat pada menu [Unduh – Tata cara dan persyaratan]

Silahkan lakukan langkah berikut :

  1. Reset password melalui fitur lupa password di LPSE tempat Penyedia tersebut terdaftar/menjadi default tunggal.
  2. Jika gagal maka lakukan permohonan reset password di LPSE tersebut dengan mengikuti tata cara dan persyaratan yang berlaku.
  3. Penyedia juga harus melaporkan permasalahan tersebut ke LPSE dimana penyedia tersebut gagal login agar LPSE tersebut dapat melakukan tindak lanjut berkoordinasi dengan LKPP.

Load More

Kirim pertanyaan